A implantação de um novo sistema em uma empresa é um processo que requer planejamento e uma execução alinhada com a estratégia corporativa. Para garantir o sucesso dessa transição, é importante considerar o custo de alocação de pessoas, o tempo de entrega e o resultado efetivo da implantação. Ou seja, onde a empresa quer chegar com aquela mudança.

Primeiramente, é fundamental que os objetivos da implantação do novo sistema estejam claros e alinhados com a estratégia da empresa. Definir como esse sistema contribuirá para os objetivos de curto e longo prazo da organização é essencial. Estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) que reflitam essas metas e que possam ser monitorados ao longo do processo é uma prática recomendada. Além disso, envolver todas as partes interessadas desde o início, incluindo a alta gestão, equipes de TI, usuários finais e, se necessário, clientes, garante que o sistema atenda às necessidades de todos. O feedback dessas partes é vital para o sucesso da implantação.

Em relação ao custo de alocação de pessoas, é necessário identificar os recursos humanos necessários para a implementação. Isso inclui não apenas a equipe de TI, mas também funcionários de outras áreas que precisarão colaborar com o projeto. É importante avaliar se a equipe atual possui as habilidades necessárias ou se será preciso contratar novos talentos ou consultores externos. Investir em treinamento é crucial para garantir que todos os envolvidos estejam capacitados a utilizar o novo sistema. Workshops, sessões de treinamento online e material de suporte contínuo são algumas das formas de realizar esse treinamento, que pode reduzir significativamente o custo e o tempo de resolução de problemas no futuro. Além disso, uma estratégia de gerenciamento de mudanças deve ser planejada para lidar com a resistência que normalmente ocorre em implantações de sistemas. Comunicação clara, apoio contínuo e uma abordagem gradual para a introdução do novo sistema são elementos essenciais dessa estratégia.

No que diz respeito ao tempo de entrega, é necessário criar um cronograma realista para a implementação, com marcos claros e prazos definidos. Considerar possíveis atrasos e imprevistos, incluindo problemas técnicos e resistência dos usuários, ajuda a evitar surpresas desagradáveis. Adotar metodologias ágeis, como Scrum ou Kanban, permite ajustes rápidos e flexibilidade durante o desenvolvimento e implantação do sistema. Iterações curtas e contínuas entregas de partes do sistema podem ajudar a identificar e corrigir problemas mais cedo. Além disso, realizar testes rigorosos em cada fase do projeto, incluindo testes de unidade, integração e aceitação do usuário, é essencial para garantir que o sistema funcione conforme esperado e que os problemas sejam resolvidos antes da implantação completa.

Ferramentas de monitoramento e análise de dados podem fornecer insights valiosos sobre o funcionamento do sistema e áreas que precisam de ajustes. Coletar feedback dos usuários finais e estar preparado para fazer ajustes conforme necessário é fundamental para que o sistema continue a agregar valor. Periodicamente, é importante avaliar o impacto do novo sistema nos processos e resultados da empresa, incluindo uma análise de custo-benefício para determinar se o investimento está trazendo os retornos esperados.

A implantação de um novo sistema alinhado com a estratégia da empresa é um empreendimento complexo, mas essencial para o crescimento e a eficiência organizacional. Ao focar no alinhamento estratégico, no gerenciamento cuidadoso de recursos humanos, no planejamento de tempo realista e no monitoramento contínuo dos resultados, as empresas podem maximizar o valor do investimento e alcançar seus objetivos com sucesso. Seguir essas melhores práticas não apenas facilita a transição, mas também assegura que o novo sistema contribua efetivamente para a vantagem competitiva e a sustentabilidade da empresa no mercado.